Je hebt er vast wel eens van gehoord of zelfs mee gewerkt: een ATS. Een ATS (applicant tracking system), ook wel recruitmentsysteem genoemd, is software waar je als recruiter eigenlijk niet meer zonder kunt. Hoe kies je de juiste software voor jouw organisatie? Wij helpen je verder in deze blog.
Wat is een ATS?
Een ATS automatiseert een groot deel van het recruitmentproces en geeft je meer controle. Hiermee kun je alle stappen van het recruitmentproces praktisch en snel opzetten, uitvoeren en beheren. Zo kun je in de meeste systemen eenvoudig vacatures aanmaken en publiceren, en kandidaten uitnodigen, afwijzen, zoeken, matchen, volgen en mailen. Ook wordt alles AVG-proof voor je geregistreerd. Vergeet geklungel in Excel of Outlook en bespaar flink wat tijd met een ATS. Juist daarom verdient een ATS zich ook makkelijk terug.
Een ATS of recruitmentsysteem heeft vele benamingen. Denk maar eens aan recruitmentsoftware, werving & selectie software, sollicitantenvolgsysteem, kandidaatvolgsysteem of talent acquisition software.
De juiste ATS kiezen kan een pittig klusje zijn, simpelweg omdat er honderden – wij vonden er 412 – verschillende systemen bestaan. Wat fijn is voor een ander hoeft niet per definitie te passen bij jouw recruitmentproces. De prijzen variëren van kosteloos tot tienduizenden euro’s. Waar zit het verschil ‘m in?
Kiezen voor de juiste ATS doe je zo
Waar ben je echt naar op zoek? In een organisatie waar veel mensen solliciteren op een functie, wil je waarschijnlijk dat het systeem is ingericht op voorselecties en filters zodat het systeem al voor je uitzoekt welke kandidaat de beste match is.
In een schaarse branche daarentegen, heb je niet altijd de luxe dat kandidaten zich massaal aanmelden. Een uitgebreide ‘talentpool’ is dan handig, zodat recruiters zelf op zoek gaan naar interessante kandidaten en deze vervolgens bijhouden en opvolgen via de ATS. Het systeem maakt inzichtelijk welke kandidaten interessant zijn voor jouw organisatie en welke contacten er juist wel of nog niet zijn gelegd.
Veel systemen zijn ingericht op de omvang van een organisatie of de personeelsbehoefte. Hoeveel vacatures heb je? Indien je slechts een paar vacatures hebt op jaarbasis, dan is een kleiner – en vaak goedkoper – systeem over het algemeen prima. Zet je wel tientallen vacatures uit per jaar, dan ben je al snel gebaat bij een systeem met meerdere functionaliteiten. Onderaan onze blog kun je eenvoudig verschillende systemen met elkaar vergelijken en zo de juiste keuze maken.
Wat zijn veelvoorkomende functie van een ATS?
Een ATS wordt steeds geavanceerder en bevat dan ook meer mogelijkheden dan vroeger. Hoe meer mogelijkheden er zijn, hoe complexer ook het systeem. Als je niet alle opties nodig hebt, raden we je niet aan om een systeem te kiezen met alle mogelijkheden. Hiervoor zal je trainingen moeten volgen om zo efficiënt mogelijk met de ATS te werken. Vaak wil je draagvlak creëren in jouw business, zodat ook managers kandidaten kunnen evalueren of opmerkingen kunnen achterlaten in de ATS. Dit werkt sneller en beter in een overzichtelijk systeem. Welke opties zijn er dan allemaal?
-
Talentpools: bijhouden van profielen van kandidaten die je graag wilt binden aan jouw organisatie.
-
Source extensie: synchroniseren van online profielen met jouw talentpools.
-
Cv-parsing: automatisch importeren van cv’s.
-
Statistieken: koppeling maken met Google Analytics, Heat Mapping of eigen analytics. En het draaien van managementrapportages, ken- en stuurgetallen.
-
Mobiele app: een app om snel in contact te komen met kandidaten.
-
Gebruikers: toegang voor meerdere gebruikers inclusief de hiring manager.
-
HR-koppeling: koppeling maken met je eigen HR-systeem.
-
Workflowmanagement: laat het systeem je vertellen wie je op moet volgen.
-
Smart matching: voorselecties van geschikte kandidaten maken per vacature.
-
Communicatie: mailen, sms’en of whatsappen met kandidaten via het system, zodat correspondentie zichtbaar is voor andere recruiters en hiring managers.
-
SEO-checklist: ervoor zorgen dat je vacatures hoog in Google komen.
-
Vacatures: vacature aanmaken en plaatsen op je website of Werken Bij site.
-
Multiposting: vacatures plaatsen op verschillende jobboards.
-
import/export data: importeren en exporteren van data (zoals talentpools en kandidaten) voor eventuele overstap.
Een vergelijking van diverse ATS
Wij bij WeAchieve hebben bij verschillende organisaties recruitmentsystemen geïmplementeerd en uiteraard ook eigen ervaringen opgedaan. Per type organisatie, waarbij we de omvang als maatstaf nemen, hebben we twee verschillende systemen geëvalueerd en de resultaten verwerkt in onderstaande tabel.
Met behulp van de tabel kun je prima een systeem kiezen voor jouw organisatie. Let wel: elk proces heeft eigen kenmerken. Verdiep je dus goed in een systeem voordat je het aanschaft.
In de tabel hebben we zes verschillende veelvoorkomende systemen onderzocht: Homerun, HelloTalent, Recruitee, Carerix, Lever en Greenhouse. Hierbij hebben we de belangrijkste en meestvoorkomende functies meegenomen. Op de website van elk systeem kun je nog meer informatie vinden over elk systeem en de aanvullende mogelijkheden die het heeft.
Let op, de kosten van een ATS kunnen enorm varieren, ook de abonnementsvorm. Zo bieden sommige leveranciers de optie om te betalen per actieve vacature of per gebruiker. Bij andere systemen heb je een all-in tarief. Het is dus heel organisatie afhankelijk wat voor jou het voordeligst is. Omdat de kosten veelal veranderen hebben wij ze niet opgenomen in ons tabel, echter adviseren we hier graag in.
Houd er rekening mee dat je bij grotere systemen een projectmanager nodig hebt om het systeem te implementeren en draagvlak binnen je organsisatie te creeren. Het meest verstandig is dan ook om een projectgroep op te stellen voor een implementatie van een nieuw systeem. Ook deze kosten moet je begroten wanneer je een nieuw systeem wilt introduceren. Een niet goed geimplementeerd systeem gaat je namelijk nog veel meer kosten, waarbij het tegenovergestelde je veel geld gaat opleveren.
Wil je nu nog meer weten over het kiezen van een ATS, beluister dan ook onze podcast:
[pod1]
[pod2]
De wereld van ATS is als een jungle: je ziet haast door de bomen het bos niet meer. We hopen je daarom een flink eind op weg te hebben geholpen met onze vergelijkingen, zodat er uiteindelijk goede sollicitanten in jouw recruitmentsysteem terechtkomen. Wil je daar ook nog meer over weten? Daar sparren we graag met je over.
WeAchieve geeft advies welk systeem het best past op basis van jouw organisatie en wensen, zonder de belangen van leveranciers. Ook verzorgen wij implementaties van inmiddels meer dan 50 verschillende systemen.
bel ons op +31 (0)73 23 40 844 of mail via hello@weachieve.nl.