Onboarding is het eerste wat je doet om nieuwe werknemers in te werken bij jouw organisatie, door middel van alle benodigde hulp, informatie en begeleiding. Het proces van de nieuwe werknemer wordt van A tot Z doorgelopen. Hierbij wordt de nadruk gelegd op de visie en missie van de organisatie, de samenwerking van de collega’s en de bedrijfscultuur. Al deze aspecten komen aan bod bij een succesvolle onboarding.
Door nieuwe medewerkers op een positieve manier te verwelkomen worden ze eerder bekend met het werk en hebben ze een sterkere band met de andere collega’s, waardoor ze minder snel vertrekken. Het werkt dus positief voor je uitstroom en kan de werksfeer verbeteren. Er zijn verschillende stappen te herkennen in het onboardingsproces.
Pre- boarding
Het vinden van een geschikte kandidaat kan lastig zijn. Om er voor te zorgen dat jouw nieuwe werknemer goed op zijn plek terecht komt en bekend wordt met de organisatie is het belangrijk om hem of haar enthousiast te maken over jouw organisatie.
Pre-boarding omvat alle voorbereidingen vanaf het moment dat er getekend wordt tot de eerste werkdag. De kandidaat is nog niet bekend met de organisatie maar wordt wel al enthousiast gemaakt en opgewarmd om een prettige start te maken. Hierbij kan worden gedacht aan een uitnodiging met een bosje bloemen om de kandidaat welkom te laten voelen. Wat ook een goed gevoel kan geven aan de kandidaat is om een leuk moment te creëren tijdens het tekenen van het contract.
Geef de nieuwe medewerker de kans om zijn of haar collega’s te leren kennen om beter bekend te worden met de gezichten achter jouw organisatie. Geef de nieuwe medewerker toegang tot intranet of andere bedrijfssystemen. Dit straalt vertrouwen uit naar de medewerker.
Cross(re)-boarding
Zijn er verandertrajecten, zoals een strategiewijziging, een andere manier van werken, of neemt er een fusie/overname plaats? Dan is cross(re)-boarding belangrijk voor jouw organisatie. Verandert een medewerker zijn taak, dan is het wel zo fijn voor hem/haar om mee genomen te worden in het cross-boarding traject, zodat er vragen gesteld kunnen worden.
Met het geven van de juiste informatie en ondersteuning zorg je ervoor dat medewerkers betrokken blijven, weten waar de organisatie naartoe gaat en een actieve bijdrage leveren. Ook is de rol van leidinggevenden cruciaal. Zij informeren, betrekken en motiveren hun medewerkers en zijn zich bewust van de emoties die leven. Ook zijn zij verantwoordelijk voor het creëren van een werksfeer waarin elke medewerker zich prettig voelt.
Off-boarding
Off-boarding is het proces van een medewerker die jouw organisatie gaat verlaten. Bij off-boarding zijn er verschillende zaken die geregeld moeten worden, zowel door HR als de werknemer zelf. Dit zijn zaken zoals duidelijke afspraken bij een overdracht, een eindgesprek en het inleveren van spullen die de medewerker van het bedrijf heeft.
HR moet al het bijbehorende papierwerk in orde hebben. Ook is het monitoren van de reactie van het team en de oud werknemer belangrijk, zodat niemand met een onprettig gevoel komt te zitten. Een gesprek inplannen met de oud-werknemer is dan ook een belangrijke stap in het proces, zodat de oud werknemer niet met onbeantwoorde vragen komt te zitten en dat onduidelijkheden kunnen worden afgesloten.
Als er geen duidelijk proces in plaats is kan het bedrijf onnodig risico lopen of de band met de oud-werknemer verliezen. Dit alles is slecht voor je organisatie en is dus makkelijk te verhelpen met een goed off-boarding proces. Als alle stappen goed worden doorlopen bestaat er een grotere kans dat werknemers terug zullen keren bij jou organisatie of misschien zelfs in het cross-boarding traject komen.
Luister ook onze podcast over Onboarding: