Wat is offboarding en hoe regel je dit in?

Ondanks dat je een offboarding misschien het liefst uit de weg gaat, kan het voorkomen dat er afscheid genomen wordt van een werknemer. Toch is het een belangrijk proces, dat niet vergeten moet worden. 

Offboarding is het proces waarbij het dienstverband van een werknemer wordt beëindigd. Het algemene doel van offboarding is ervoor te zorgen dat er een soepele en professionele overgang voor de werknemer is en dat tegelijkertijd ook de belangen van het bedrijf worden beschermd en de reputatie behouden blijft.

Het omvat doorgaans het uitvoeren van administratieve taken, zoals het teruggeven van bedrijfseigendommen en het afronden van exitgesprekken, alsmede het loskoppelen van de werknemer van bedrijfssystemen en -processen. Daarnaast kan het ook inhouden dat de werknemer ondersteuning krijgt bij de overgang naar zijn volgende baan of een andere uitdaging. Denk hierbij aan het geven van een referentie of het helpen van de werknemer om in contact te komen met potentiële werkgevers of netwerkcontacten.

Hoe regel je een offboarding proces in?

1. Informeer de werknemer. De eerste stap in het offboarding proces is om de werknemer te informeren dat het dienstverband eindigt. Dit moet op een respectvolle en professionele manier gebeuren en goed onderbouwd zijn met de juiste argumenten.
2. Zorg dat het papierwerk op orde is. Er zijn waarschijnlijk een aantal administratieve taken die moeten worden voltooid als onderdeel van het offboarding proces. Denk hierbij aan het retourneren van bedrijfseigendommen, het afronden van exitgesprekken en het bijwerken van HR-gegevens.
3. Koppel de werknemer los van bedrijfssystemen. De werknemer moet worden losgekoppeld van bedrijfssystemen en -processen, zoals e-mail, bedrijfsdatabases en andere systemen waartoe de werknemer toegang had.
4. Biedt de juiste ondersteuning. Het kan nuttig zijn om de werknemer te ondersteunen bij de overgang naar zijn volgende baan of een andere uitdaging. Denk hierbij aan het geven van een referentie, loopbaanadvies of netwerkcontacten. 
5. Reviseer het proces. Het kan nuttig zijn om het offboardingproces na te lopen om eventuele verbeterpunten te identificeren en ervoor te zorgen dat het proces soepel en effectief verloopt voor alle betrokken partijen.
6. Houdt contact. Boomerang Recruitment is een veelvoorkomend fenoneem. Het gras is namelijk vaak groener bij de buren, maar eenmaal aangekomen bij een nieuwe organisatie realiseren veel medewerkers pas hoe fijn ze het eigenlijk hadden. Hierdoor zou ongeveer 1 op de 3 medewerkers terug willen keren naar hun oude werkgever. Was je tevreden over deze medewerker? Behoudt dan contact en houd je deur open voor een mogelijke terugkeer.

Het inregelen van een offboarding proces heeft dus voor beide partijen voordelen. Het kan namelijk ook helpen bij het behoud van werknemers. Door aan huidige en toekomstige werknemers te laten zien dat het bedrijf zijn werknemers waardeert en ondersteunt, zelfs wanneer hun dienstverband met het bedrijf eindigt.