Referral (verwijzing) recruitment: wat betekent het? Zoals de naam eigenlijk al prijsgeeft is referral recruitment een manier van werven waarbij toekomstige kandidaten worden aangeleverd door een werknemer of bekende van het bedrijf.
Binnen Nederland worden maar liefst 30% van alle banen via doorverwijzing verkregen. Als je er over nadenkt is dit ook wel logisch, want wie kan het werk nou beter en origineler uitleggen dan een huidige of oud werknemer? Referral recruitment kan dus een belangrijke rol spelen in het oplossen van jouw tekort aan medewerkers, alleen hoe pak je dat aan?
Om een goed referral programma op te zetten is het belangrijk om te weten dat het veel aandacht nodig heeft en ook tussentijds gemonitord moet worden, het is dus niet iets wat je als bijzaak moet zien. Om een gedegen referral strategie op te zetten zijn de volgende stappen een goede leidraad:
Strategie
De eerste stap is een strategie en de daarbij behorende doelen opstellen. Het is belangrijk om de doelen tussentijds te meten en om een actieplanning te maken van de taken. Je kan dus met een gekozen strategie verschillende doelen bereiken, bijvoorbeeld: betere kandidaten, sneller werven tegen lagere kosten, minder personeels uitstroom en een een sterke employer brand. Deze doelen zijn realistisch en kunnen worden behaald door een duidelijk referral programma op te zetten.
Procedure
Als je strategie en doelen duidelijk zijn is de volgende stap het uitwerken van de procedure. Een veelvoorkomende fout is het niet duidelijk communiceren van de voorwaarden en afspraken. Hier direct helder over zijn voorkomt miscommunicatie, waardoor je collega’s het enthousiasme niet verliezen. Maak het leuk doormiddel van een presentatie, belangrijk om de voorwaarden te behandelen maar om de nadruk te leggen op de beloningen.
Competitie en beloningen
Bij een goed referral programma behoort een beetje competitie. Een ‘niet levend’ referral programma op zich blijkt in de praktijk maar van korte duur effectief. Een goed competitiemodel is te combineren met tussentijdse beloningen. Het is namelijk belangrijk om je werknemers te motiveren na iedere stap van het proces, bijvoorbeeld een werknemer verdient 1 punt bij het inleveren van een cv, 2 punten als iemand op gesprek komt en 3 punten als er iemand wordt aangenomen.
Waarden
Hoeveel een punt waard is bepaal je als organisatie zelf. Goed is om per doelgroep te bekijken wat zij een leuke beloning vinden die hun triggered. Het hoeft dus ook niet altijd om geld te gaan, een monteur kan net zo blij zijn met een nieuwe gereedschapskist. Hierbij is het belangrijk om te onthouden dat gemiddeld genomen een vacature in Nederland zo’n €4494,- kost om in te vullen (cost per hire).
Systemen
Om een succesvol referral programma op te starten zijn er verschillende systemen waar je gebruik van kunt maken. Voor de interne communicatie kun je gebruik maken van intranet, personeelsbladen, nieuwsbrieven, narrowcasting of mailverkeer. Er zijn dus verschillende manieren om jouw personeel op de hoogte te houden van de stand van zaken.
Voor de externe communicatie kan je denken aan meerdere systemen. Een paar voorbeelden hiervan zijn whatsapp, direct mail, messenger, linkedin of andere social media platformen. De intensiteit van de communicatie gaat gepaard met de doelstelling: hoeveel kandidaten moeten er worden aangenomen?
Portal
Voor de laatste fase van het referral recruitment programma is het belangrijk dat al je medewerkers duidelijk inzage hebben over hun aangeleverde kandidaten. Een handige tool hiervoor is een soort portal. Dit is belangrijk om discussies met de werknemers te voorkomen. Nog beter is het als je online portal gekoppeld is met uitbetalingen van de beloningen. Hierbij is volledige transparantie gewenst, zodat er geen onduidelijkheden kunnen optreden. Situaties die anders mogelijk kunnen optreden zijn: Wat doe je als twee medewerkers dezelfde kandidaat aanleveren? Wie krijgt dan de beloning? Is dat degene die als eerst contact heeft gezocht met de toekomstige kandidaat of toch degene die als eerst zijn/haar cv heeft verwerkt in de portal?