Wat is een ATS Systeem?
Een ATS-Systeem wordt ook wel recruitmentsysteem genoemd. ATS staat voor Applicant Tracking System en het is systeem waarin al je kandidaten overzichtelijk kan inzien. In dit artikel leggen we je uit wat je met een ATS kan en wat voor een waarde het biedt, welke functionaliteiten een ATS kan hebben en als laatste hoe je het beste een ATS-systeem kan kiezen.
Waarom een ATS Systeem?
Een ATS-Systeem brengt veel overzichtelijkheid en daardoor ook meer transparantie. Voor jou, maar ook voor de sollicitant. Wanneer jij inzichtelijk hebt wie je wel/niet hebt gecontacteerd, hoe ver iemand is in het proces of van wie je nog antwoord verwacht, kan je ook de juiste kandidaten passend benaderen. Ontvang je al je sollicitaties nog op een mailadres, dan zal je geheid ooit iemand uit het oog verliezen. Dit zou natuurlijk zonde zijn. Maak daarom zeker gebruik van het feit dat je al je kandidaten een bepaalde status toewijst.
In een ATS komen alle kandidaten automatisch binnen en worden ze in de juiste talent pool geplaatst. Vervolgens kan je via het systeem kandidaten een berichtje sturen, uitnodigen voor een gesprek of afwijzen. Het systeem registreert dit allemaal zodat jij geen data of inzichten kwijtraakt. Daarnaast kan je via sommige recruitmentsystemen zelfs vacatures aanmaken en publiceren, dat scheelt ook weer! Nodig ook je directe collega’s uit om mee te werken in het systeem. Zo kan iedereen profielen inzien. Super helder en transparant dus!
Als laatste kan je (AVG-proof) alle gegevens van een kandidaat makkelijk op 1 plek registreren. Zo weet je precies welk e-mail, telefoonnummer of LinkedIn profiel bij welke kandidaat hoort. Een CV of motivatiebrief makkelijk kunnen terugvinden? Ook deze kan je koppelen aan een individueel profiel.
Wat kan een ATS Systeem voor mij doen?
Heel veel opties in een ATS zijn natuurlijk leuk, maar het kan het gebruik ook complexer maken. Wanneer je een ATS uitkiest, waar we zo op terugkomen, is het aan te raden om goed te bedenken welke functionaliteiten je eigenlijk allemaal nodig hebt. We hebben natuurlijk al een aantal functionaliteiten benoemd, maar een aantal kunnen niet ontbreken.
Automatische assessment
Omdat veel tegenwoordig is gedigitaliseerd, kan een ATS met alleen een naam of cv al heel veel. Een recruitmentsysteem kan namelijk automatisch background checks uitvoeren. Voordat jij hier tijd voor hebt kunnen vrijmaken is dit al voor je gedaan en gefilterd. Zo zie je zonder enige uitvraag of zoekpogingen al gauw of iemand wellicht geschikt is!
Statistieken en rapportages
Wil je graag inzichten verkrijgen in hoe efficiënt jouw proces nu eigenlijk is? Of welke resultaten je behaalt met welke kosten? Hier kan je met de meeste ATS systemen makkelijk een uitdraai van maken. Dit geeft je inzicht in processen, het aantal sollicitanten en het aantal daadwerkelijk gestarte werknemers. Heb jij van 100 kandidaten maar 1 iemand kunnen aannemen? Dan heb je óf (te) strenge vereisten óf trek je met je vacatures de verkeerde personen aan.
Source extensies
Ben je ook nog zelf actief op zoek naar kandidaten door bijvoorbeeld te sourcen op linkedin? Ook hier heeft een ATS aan gedacht. Online profielen kunnen makkelijk worden gesynchroniseerd met talentpools. Zo kan je je eigen gesourcde talenten toevoegen aan kandidaten die via een vacature hebben gesolliciteerd. Deze synchronisatie kan vrijwel automatisch gaan zodat alle gegevens overzichtelijk zijn verzameld.
De juiste ATS kiezen
Er zijn erg veel verschillende recruitmentsystemen, elk dus met voor- en nadelen. De keuze voor een ATS hangt erg af van waar jij naar op zoek bent en wat bij de organisatie past. Werk je voor een grote organisatie en verwacht je dus veel verschillende openstaande functies en kandidaten? Dan zal het systeem een overzichtelijke verdeling van vacatures moeten bieden. Werk je daarentegen voor een wat kleinere organisatie? Dan zul je al gauw een bepaald budget hebben waar de kosten van de ATS binnen moeten blijven. Op basis van onze eigen ervaringen met ATS Systemen hebben wij een blog geschreven waarin wij alle functionaliteiten, kosten en voor- en nadelen van verschillende recruitmentsystemen naast elkaar vergelijken. Benieuwd welke ATS het beste bij jouw behoeften past? Bekijk ons gemakkelijk overzicht hier.